Luồng nghiệp vụ từ lúc học viên nộp hồ sơ đến khi vào khóa học — ai tiếp nhận đầu tiên, hồ sơ đi qua những trạng thái nào, và cần số hóa những trường dữ liệu gì. Đây là đầu bài dựng màn hình đầu tiên của phần mềm.
Điểm chạm đầu tiên gần như luôn là Phòng Tuyển sinh, sau đó bàn giao Phòng Đào tạo / Giáo vụ để thẩm định & xếp khóa. Trung tâm nhỏ thường gộp hai phòng làm một cửa.
Gộp thành Phòng Tuyển sinh – Đào tạo (một cửa): vừa tư vấn, vừa nhận & xử lý hồ sơ.
Phòng Tuyển sinh (tư vấn, nhận hồ sơ thô) → chuyển Phòng Đào tạo / Giáo vụ (thẩm định, xếp khóa, báo Sở).
Danh sách phòng ban của Vĩnh An (việc #3) sẽ cho biết họ tách hay gộp — quyết định số bước bàn giao trong phần mềm.
Tiếp lead (Zalo/FB/web), tư vấn hạng GPLX (B/C/D…), báo học phí, chốt ghi danh.
Kết quả: Lead → đồng ý ghi danhNhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu bản gốc. Thiếu giấy tờ → chuyển Chờ bổ sung.
Kết quả: Hồ sơ "Tiếp nhận"Nếu chưa có giấy khám — thường trung tâm liên kết cơ sở y tế đủ điều kiện.
Kết quả: Giấy khám SK hợp lệThu học phí đợt đầu, viết phiếu thu / xuất hóa đơn điện tử. Thực tế đóng nhiều đợt.
Kết quả: Ghi nhận công nợ theo đợtSố hóa hồ sơ vào phần mềm, upload ảnh + scan giấy tờ, sinh mã học viên duy nhất.
Kết quả: Hồ sơ số hóaPhân khóa, phân hạng, lập danh sách lớp.
Kết quả: Hồ sơ "Xếp khóa"Báo cáo/đăng ký kế hoạch đào tạo & danh sách khóa với Sở XD (khung pháp lý mới).
Kết quả: Danh sách khóa đã báo SởPhân công GV–xe, khai báo thiết bị DAT, khai giảng khóa học.
Kết quả: Bắt đầu họcMỗi lần chuyển trạng thái ghi audit log bất biến (ai · khi nào · từ trạng thái nào → nào · lý do) — dữ liệu hồ sơ là căn cứ pháp lý xét hoàn thành khóa học.
| Trường | Kiểu | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Họ tên | text | ✔ | — |
| Ngày sinh | date | ✔ | Kiểm tra đủ tuổi theo hạng |
| Giới tính | enum | ✔ | — |
| Số CCCD | text | ✔ | Định danh chính · chống trùng |
| Ngày / nơi cấp CCCD | date·text | ✔ | — |
| Địa chỉ thường trú | text | ✔ | — |
| Số điện thoại | text | ✔ | Dùng cho Zalo OA / app học viên |
| text | — | — | |
| Ảnh chân dung | file | ✔ | In hồ sơ + đối chiếu khuôn mặt |
| Trường | Kiểu | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hạng GPLX đăng ký | enum | ✔ | Quyết định checklist + km/giờ (regulation-config) |
| Học mới / nâng hạng | enum | ✔ | Nâng hạng cần giấy tờ bổ sung |
| Khóa dự kiến | ref | — | Có thể gán sau ở bước 6 |
| Nguồn tuyển sinh / CTV | ref | — | Tính hoa hồng (WS6 CRM) |
| Học phí thỏa thuận | money | ✔ | Nền cho công nợ theo đợt |
Checklist là dữ liệu cấu hình, không hard-code — đổi theo thông tư trong vài ngày. Thiếu mục nào → hồ sơ tự chuyển Chờ bổ sung và cảnh báo đúng mục đó.
| Giấy tờ | Học mới B | Nâng hạng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Đơn đăng ký học & sát hạch (mẫu) | ✔ | ✔ | Mẫu theo TT hiện hành |
| CCCD (bản sao / đối chiếu gốc) | ✔ | ✔ | — |
| Giấy khám sức khỏe | ✔ | ✔ | Cơ sở y tế đủ điều kiện · có hạn dùng |
| Ảnh thẻ (3x4 / 4x6) | ✔ | ✔ | Số lượng theo quy định |
| GPLX hiện có | — | ✔ | — |
| Chứng minh thời gian / số km lái | — | ✔ | Điều kiện nâng hạng |